原文載於《財務與會計》雜誌2020年第21期
本文從業務驅動財務和管理規範業務兩大設計邏輯出發，詳細分析中國菸草總公司雲南省公司核算自動化設計的五大要素，包括標準業務事項、標準表單、記賬憑證模板、核算附件和稽核規則；闡述核算自動化的設計思路，即以標準業務事項為中心，透過釐清標準業務事項和業務流程、標準表單、核算附件、記賬憑證模板、稽核規則之間的關係，實現核算自動化的目標。
核算自動化是中國菸草總公司雲南省公司（以下簡稱雲南菸草商業）智慧財務建設的核心內容之一，其目標是透過實現核算的標準化、自動化和智慧化，來提高核算過程的合規性和效率性以及核算結果的準確性。本文擬對此實踐做法進行分析，以期為企業進行智慧財務建設提供有益參考。
核算自動化的設計目標
本文中的核算是指以貨幣為主要計量單位，透過確認、計量、記錄和報告等環節，對特定主體的經濟活動進行記賬、算賬和報賬，為相關會計資訊使用者提供決策所需的會計資訊。
雲南菸草商業核算設計的目標是透過實現核算的標準化、自動化和智慧化，來提高核算過程的合規性和效率性以及核算結果的準確性，並在此過程中同時實現核算的電子化、數字化和共享化。
其中：標準化是指全省菸草商業統一會計科目、核算規則、稽核規則、表單附件、處理流程、資訊系統等；自動化是指智慧財務平臺根據記賬規則自動生成記賬憑證（含憑證要素、輔助核算和核算附件），根據稽核規則自動完成智慧稽核（含單據稽核、業務稽核和記賬憑證稽核）；
智慧化是指在會計核算過程中，採用以人工智慧為代表的新技術，如影象識別、語音識別、電子簽名和機器人流程自動化（RPA）等；電子化是指在業務系統中將紙質原始憑證掃描成影像檔案，對於原生電子版檔案不再列印；
數字化是指對於原始憑證關鍵資訊在業務系統中形成數字化表單，並傳遞至財務共享運營平臺，以結構化資料儲存，以標準表單樣式展現；共享化是指使用統一財務共享運營管理平臺和會計核算系統，根據需求將業財資料在管理許可權內共享。
核算自動化的設計邏輯
核算自動化的設計邏輯包括業務驅動財務和管理規範業務。其中，業務驅動財務即業務活動直接驅動財務會計記賬。
透過在業務系統中生成、傳遞數字化表單和電子化附件對系統本身進行改造提升，同時對接業務系統和財務系統，實現生產經營業務直接驅動財務會計工作，如透過智慧稽核後自動生成準確無誤的證賬表等會計核算結果，經過協同合作半自動生成財務分析報告，自動生成合規的電子會計檔案。
在實務工作中，業務驅動財務的關鍵落腳點是標準業務事項的設計與實現。透過標準業務事項及其關聯要素的設計，實現業務資料和財務資料的數字化連線和自動化轉換。管理規範業務即依據標準規則規範業務活動。
透過在業務系統中嵌入控制標準和控制規則對系統本身進行改造提升，同時對接業務系統、財務系統和管理系統，使公司生產經營業務在執行過程中受企業生產經營管理規則、財務管控標準、業務預算和資金計劃等的約束。
在實務工作中，管理規範業務的關鍵落腳點是稽核規則的設計與執行。稽核規則的設計需要基於標準業務事項進行，稽核規則的執行需要藉助業財一體的智慧財務平臺由人機協同實現。
核算自動化的設計要素
核算自動化的設計要素包括標準業務事項、標準表單、記賬憑證模板、核算附件和稽核規則。
（一）標準業務事項
標準業務事項是企業最細顆粒度的業務流程。如以菸葉收購運輸費用報銷為例，其報銷流程共涉及運輸費等11個費用型別、聚約式收購運費報銷等28個標準業務事項（如表 1所示）。
（二）標準表單
標準表單是指按照企業標準和要求可在報賬系統中定義的表單模板。定義內容包括螢幕顯示內容、螢幕顯示格式以及列印內容和列印格式等。
雲南菸草商業透過報賬系統處理費用事項、資金事項和賬務事項三大類事項，涉及費用業務申請類表單、費用報銷類表單、資金支付類表單、資金收入類表單及賬務處理類表單五類表單（如表 2所示）。
（三）記賬憑證模板
記賬憑證是財會部門根據原始憑證填制，記載經濟業務簡要內容，確定會計分錄，作為記賬依據的會計憑證。記賬憑證必須具備以下基本內容：記賬憑證的名稱及填制單位名，填制記賬憑證的日期，記賬憑證的編號，經濟業務事項的內容摘要，經濟業務事項所涉及的會計科目及其記賬方向，經濟業務事項的金額，記賬標記，所附原始憑證張數，會計主管、記賬、稽核、出納、制單等有關人員的簽章。
核算自動化要實現的核心內容之一是透過為標準業務事項設定記賬憑證模板，由系統自動生成記賬憑證的所有內容，且無需進行任何人工干預。記賬憑證模板設計的核心內容包括經濟業務事項所涉及的會計科目及其記賬方向以及相應的輔助核算，如下所示：
借：菸葉收購費用——運輸費（部門檔案）
應交稅費——應交增值稅——進項稅額（部門檔案）（增值稅稅率）
貸：銀行存款——XX銀行（部門檔案）（資金賬戶）（現金流量專案）
預付賬款——其他——其他（部門檔案）（客商輔助核算）
（四）核算附件
核算附件是指記賬憑證生成時必要的附件，也稱原始憑證。為實現會計核算的標準化和數字化，雲南菸草商業按如下規則對核算附件進行統一梳理和規範：
企業從外部接收或內部生成的紙質檔案，如紙質驗收報告，透過影像管理系統，以掃描生成的影像檔案進行線上傳遞、儲存和展示，線下進行紙質檔案傳遞；對於能夠識別的影像檔案，如紙質增值稅專用發票，則同時識別為結構化資料進行傳遞、儲存和展示。
企業從外部接收的電子檔案，如增值稅電子普通發票，透過關聯郵箱，直接以原始電子檔案傳遞、儲存和展示；關聯郵箱實現之前，可透過人工手動上傳原始電子檔案。
企業內部生成的電子附件，如菸葉收購費用明細表，由業務系統向智慧財務系統推送結構化資料，智慧財務系統根據核算附件模板，生成PDF文件進行傳遞、儲存和展示。
（五）稽核規則
稽核是指為確保核算的真實性、合法合規性、合理性，對核算附件進行的稽核工作。雲南菸草商業的稽核工作包括屬地初核、屬地複核和智慧財務中心（IFC）抽核。稽核規則是指稽核過程中依據的法則，包括稽核內容和稽核要點。
一般而言，稽核內容即核算附件中的內容及其與記賬憑證內容之間的匹配度；稽核要點包括核算附件的完整性、真實性、合法合規性和合理性。例如，對於差旅報銷中的增值稅發票，常見的稽核要點、稽核細則和可能適用的稽核方式如表 3所示。
核算自動化的設計思路
雲南菸草商業核算自動化的設計思路即以標準業務事項為中心，透過釐清標準業務事項和業務流程、標準表單、核算附件、記賬憑證模板、稽核規則之間的關係，實現核算的標準化、自動化和智慧化（如圖 1所示）。
（一）標準業務事項與業務流程（n：1）
理論上，標準業務事項與業務流程之間應為一對一的關係，但在實務工作中，考慮成本效益原則，業務流程圖的業務顆粒度通常大於標準業務事項的業務顆粒度，即一個業務流程可覆蓋多個標準業務事項。
為此，標準業務事項與業務流程之間是多對一（n：1）的關係。例如，對於菸葉收購費用報銷業務而言，一個菸葉收購費用報銷流程（具體見圖 2）對應多個標準業務事項。
菸葉收購費用報銷流程與菸葉收購費用相關標準業務事項之間的對應關係如表 1所示（注：表1在前面主要說明流程中標準業務事項的具體內容。此處亦可說明標準業務事項和業務流程之間的關係）。
（二）標準業務事項與標準表單（n：1）
理論上，一個標準業務事項應該對應一個標準表單，但在實務工作中，出於成本效益原則和簡便易用原則，可採取合併精簡的方式，在一個標準表單中提供大於等於1個標準業務事項的選擇，即一個標準表單承載1個或多個經濟業務事項。
為此，標準業務事項與標準表單之間是多對一（n：1）的關係。例如，對於菸葉收購費用報銷業務而言，6個與運輸費相關的標準業務事項，對應一個費用報銷類標準表單——普通報銷單，對應關係如表4所示。
（三）標準業務事項與核算附件（1：n）
實務工作中，標準業務事項的真實性通常需要多個不同來源的原始憑證（即核算附件）相互佐證，為此，標準業務事項與核算附件之間是一對多（1：n）的關係。例如，對於菸葉收購費用報銷業務而言，每個標準業務事項最多可能對應6類核算附件，分別為普通報銷單、發票、合同、費用明細表、驗收報告、銀行回單。
（四）標準業務事項與記賬憑證模板（n：1）
理論上，標準業務事項與記賬憑證模板之間是一對一的關係，但在實務工作中，記賬憑證輔助核算代表的核算顆粒度大於標準業務事項的業務顆粒度，因此，多個業務事項可共用一個記賬憑證模板，即標準業務事項與記賬憑證模板之間是多對一（n：1）的關係。
例如，對於菸葉收購費用報銷業務而言，6個與運輸費相關的標準業務事項對應一個記賬憑證模板，對應關係如5所示。
（五）標準業務事項與稽核規則（1：n）
實務工作中，標準業務事項的真實性通常需要多個不同來源的原始憑證（即核算附件）相互佐證，為此，財務稽核過程中，需要確認原始憑證整體的齊備性（即完整性）、每個原始憑證的真實性與合規性、原始憑證之間邏輯的合理性和內容的吻合性以及原始憑證與記賬憑證之間的一致性。
可見，對一個經濟業務事項的稽核，需要藉助多條稽核規則。因此，標準業務事項與稽核規則之間是一對多的關係（1：n）。例如，對於菸葉收購費用報銷業務而言，6個與運輸費相關的標準業務事項分別對應6條稽核規則。這些稽核規則的稽核內容和要點以及推薦的稽核方式如表6所示。
結語:
從本質來講，核算自動化強調的是以人工智慧為代表的“大智移雲物區”等新技術（如影象識別、語音識別、RPA、電子簽名、開票實體機器人、收票實體機器人等）在會計核算過程中的運用，從而產生對核算自動化程度、會計資訊質量以及人工參與方式等方面的影響。
雲南菸草商業在智慧財務建設過程中核算自動化的核心思想是業務驅動財務、管理規範業務兩大思維邏輯，關鍵落腳點是標準業務事項以及與其關聯的業務流程、標準表單、核算附件、記賬憑證模板和稽核規則。
核算自動化的高度實現有賴於業務管理模式和業務處理方式的統一、核算自動化規則的設計、核算自動化平臺的構建、核算自動化制度的保障以及新型財務組織與職責分工的支援。
核算自動化的結果是改善財務會計資訊質量、提高財務會計工作效率、降低財務會計工作成本、提升財務會計合規能力，同時便利業務人員工作、釋放財務人員精力，促進財務管理轉型、管理會計落地和企業數字化轉型。
主要參考文獻：
［1］劉梅玲，黃虎，佟成生，劉凱。智慧財務的基本框架與建設思路研究［J］。會計研究，2020，（3）：179-192。
［2］中華會計網。什麼是會計核算［EB/OL］。2018-08-24。
作者：
上海國家會計學院副教授 劉梅玲
中國菸草總公司雲南省公司會計師 黃虎
上海國家會計學院副教授 楊寅
廈門用友菸草軟體有限責任公司研發中心副總經理 張富祥
基金專案：中國菸草總公司雲南省公司科技計劃專案（2019530000241027）
原文載於《財務與會計》雜誌2020年第21期
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