從電子檔案的管理全過程來看，電子檔案的銷燬只是一個很小的環節，它的重要性容易被忽視。
實際上，電子檔案銷燬的範圍是否正確、方法是否得當，也會對電子檔案的管理產生重大影響，做好這項工作，十分有利於電子檔案管理工作的健康發展。
公文
銷燬
一、到期銷燬的必要性和要求
（一）電子公文到期銷燬的必要性
由於形成、傳輸和利用方便，電子檔案的數量劇增。儘管這些檔案的儲存空間遠遠小於紙質檔案，
但是，數量龐大的電子檔案會增加電子資訊系統的負擔，既降低系統響應檢索訪問的速度，也增加維護保管的費用。
況且，有些電子檔案的確沒有長久儲存的價值，對這部分電子檔案進行銷燬是必要的。
（二）電子公文到期銷燬的要求
1．及時性。
公文的銷燬屬於公文處理的一個環節，因此，要秉承公文處理的及時性原則。到期公文不能及時銷燬將有可能給公文管理部門造成管理上的負擔，增加不必要的麻煩，
密級性公文不及時銷燬還有可能造成資訊洩露。
2．準確性。
銷燬公文是因為公文在一段時期以後沒有了儲存的必要，如果銷燬不全，需要銷燬的公文沒有銷燬，這些公文就會被歸檔，然後轉入檔案室長期儲存，這就增加了檔案部門的工作，但這些工作並沒有實際意義。如果將一些對日後工作有價值的公文銷燬掉，將會影響到公文的查考價值。
3．程式性。
公文處理的任何一個環節都要嚴格按照程式進行，對公文銷燬也不是直接將公文燒了或將磁性載體消磁就萬事大吉的，而是要經過嚴格的銷燬程式和步驟。
二、到期銷燬的範圍
電子檔案的裝置依賴性、資訊與載體的可分離性、資訊可更改性決定了電子檔案的銷燬範圍、時機、方法和實施者與紙質檔案是有區別的。
首先，對電子檔案內容價值的鑑定。
針對電子檔案在歸檔之前容易“流失”的特點，可嘗試“職能鑑定”即以職能為基礎進行鑑定的方法。在電子檔案形成之前或形成之初進行首次鑑定，透過軟體系統進行相關設定，將沒有儲存價值的電子檔案剔除出去。
其次，對電子檔案原始性的鑑定，以保證檔案的憑證價值。
這要考慮計算機技術和電子檔案的管理兩和載體兩個角度進行，因素，主要是對記載電子檔案相關特徵的記錄進行檢查，確認電子檔案的原始性。
再次，對電子檔案儲存、識讀有關的技術狀況的鑑定。
主要從資訊和載體兩個角度進行，檢查資訊的完整性、載體的完好性。
那些沒有儲存價值的電子檔案，或者雖有儲存價值但資訊、載體已受損且無法修復的電子檔案，不屬於歸檔範圍，在履行必要的手續後，可進行銷燬。所謂沒有儲存價值的公文
包括以下幾種：所有不具備留存價值的公文；無留存必要的重份公文；在特殊情況下不立即毀滅就將造成失密和嚴重損失的公文；一般性公文的草稿；印製公文過程中形成的校樣、印版。
三、到期銷燬的型別
電子
檔案的
銷燬可分為資訊銷燬和載體銷燬兩大部分。
電子檔案的資訊銷燬是透過軟體系統改變載體的狀態，將電子檔案資料從記錄載體上徹底消除的一種方法。這種方法適用於可重複使用的記錄載體，如硬碟、軟盤、可擦寫式光碟、磁帶機等。它的優點是可重複利用載體，節約了資源、經費，銷燬方法簡單。缺點是，銷燬過程具有非直觀性，主要是透過計算機軟體系統來完成銷燬工作，如果銷燬不徹底，容易留下失洩密的後患。
電子檔案的載體銷燬是指將電子檔案的載體連同資訊一起銷燬的方法，主要適應於一次寫入不可更改的記錄載體及受損傷不可修復的載體。它的優點是銷燬比較徹底。缺點是，浪費資源。從目前看，電子檔案載體的回收、再生工作開展得不夠，還存在著載體的銷燬處理會給環境帶來不利影響的問題。
對於非保密電子文件可進行邏輯刪除，由於電子公文的銷燬需要在計算機上進行，因此，可以使用“格式化”“刪除”等命令完成銷燬工作。
需要注意的是，當電子公文在保密範圍內時一定要做徹底的毀滅性處置，保證其真正不可復原。如果檔案儲存在不可擦除的介質上（如只讀光碟等），必須將載體一併銷燬並在網路中徹底清除。
四、到期銷燬安全措施
（一）充分利用計算機技術對公文進行銷燬。
徹底清除計算機上的電子檔案一般要執行如下操作：
刪除檔案進“回收站”，再到“回收站”中刪除一次，或清空“回收站”;或者按住Shift鍵不放，再按Del鍵。
很多人以為這樣就完全清除了計算機上的檔案痕跡，因而降低了計算機的安全防護措施，很多洩密也由此產生。
其實，上面的操作並沒有真正徹底刪除檔案，這些檔案在硬碟上佔有一個空間，檔案被刪除後，如果沒有新的檔案來重新填補這塊空間，理論上都可以從這個空間中恢復被刪除的原檔案。這方面的軟體很多，使用者可酌情選擇，
有的軟體不但可以恢復普通檔案，還可以恢復被徹底刪除的電子郵件，被格式化了的硬碟分割槽中的檔案等，
使用者只需選擇需要恢復檔案所在的硬碟分割槽—設定恢復範圍—最後儲存恢復結果三步操作，另外就是要給予一定的時間。
為了解決被非法恢復的問題，應使用其他軟體進行相應處理，有軟體採用最多達35次硬碟自由空間擦寫的技術進行檔案殘留資訊清除。即使用恢復軟體恢復，得到的也只是無用檔案，或只有檔名而沒有內容。
另外，在公用計算機中，由於硬碟分割槽是所有使用者共有的，只有將檔案存於“我的文件”或在計算機桌面上新建的資料夾中才可以保證檔案的獨佔性，但這並不安全。
要學會給資料夾加密，並防止被修改或刪除等惡性操作。
安裝第三方軟體後，會在“我的電腦”或“資源管理器”的右鍵選單中新增“加密”、“解密”等命令，將自己的重要檔案置於任一硬碟分割槽的資料夾中，就可以設定密碼或解密檔案夾了。加密後的資料夾中不顯示任何檔案，刪除資料夾時將提示出錯資訊，無法刪除，這樣可以最大限度地保護自己的檔案。
（二）制定嚴格的公文銷燬程式。
一般來說，公文銷燬主要包括以下幾個步驟：
1.由文書部門組織對公文進行鑑定；
2.確認應銷燬後，逐文逐件核定造冊；
3.呈請本機關或上級機關有關領導審定批准；
4.獲准後再行銷燬。公文銷燬期間要有2人以上在現場監銷。
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