“公文處理模擬測驗” 又稱“檔案筐測驗”，屬於線下AC評價中心的一種方式，也是評價中心技術中應用得最多的一種情境模擬測試手段，據國外學者所做的一項調查研究，95%的評價中心都採用了公文筐測驗這種測評技術。透過模擬的組織環境，扮演企業中的重要角色，考察被測評者在處理具體業務中的表現，評估其關鍵能力，如計劃能力、分析判斷能力、資源整合能力、決策能力等綜合管理能力。在中、高階管理人員的考核和盤點中使用比較。
在美國，該測驗目前已被1000多家知名企業所採用，除美國電報電話公司外，福特汽車、通用電氣等諸多大型企業集團均將公文筐測驗作為企業管理人員選拔、測評的重要手段。
當前在國內，公文筐測驗作為一種測評技術，被越來越廣泛應用於在領導幹部和管理人員招聘選拔中。公文筐測驗是一種信度和效度都比較高的測評手段，可用於領導幹部和管理人員的選拔、考核以及培訓。
1
什麼是公文筐測試
公文筐測驗是評價中心中用得最多、也是最重要的測評方法之一。
它是一種對管理人員的潛在能力進行測定的有效方法。在這種測評方法中，要求被試者閱讀和處理備忘錄、信函等一系列文字材料，其涉及的問題隨被試者擬任崗位的要求不同而變化。
例如，如果是錄用一般管理崗位的人員，問題可能僅僅涉及理解並遵循指令，安排日常事務性工作，文稿歸類整理，協調各方面執行等任務，而對於高層次的管理人中，則可能涉及十分廣泛的問題，諸如人事安排，人事關係，財政支出與控制下屬的能力，內部關係和組織結構等。
這些信件有來自上級和下級的，有組織內外部各種典型問題和任務，有日常瑣事，也有重要大事。它要求被試者在規定的時間內將這些公文處理完畢並採取措施或做出決定，但在處理的過程中一般沒有其他人的協助。透過這種測評方法，評價者可以較好地觀察到被試者對公文的處理是否有輕重緩急之分，是有條不紊地處理並適當地請示上級或授權下屬，還是拘泥於細節，雜亂無章地處理，由此來反映被試者在管理方面的計劃能力、組織協調能力、判斷能力、溝通能力、決策能力以及領導能力等。此外，還反映了對資訊的收集和利用能力、處理問題的條理性和靈活性程度以及對他人的敏感性等等。
2
公文筐測試的適用範圍
由於公文筐測驗可以將管理情境中可能遇到的各種典型問題抽取出來，以書面的形式讓被試來處理，所以它可以
考察被試多方面的管理能力，特別是計劃能力、分析和判斷問題的能力、給下屬佈置工作並進行指導和監督的能力、決策能力等。
歸納起來，主要有以下兩類：
與事有關的能力
公文筐的各種公文都會涉及到組織中的各種事件，被試蒐集和利用資訊的（洞察問題）能力首先會體現其中，另外有的事情是需要被試做出分析、綜合、判斷的，有的事情需要做出決策，有的事情需要組織、計劃、協調，有的還需要分派任務（授權），而且在紛繁複雜的事情中需要分清輕重緩急，因此這些能力都可以在公文筐測驗中得到反映。同時由於與其它測評方法相比，此法提供給被試的測驗材料和作答都是以書面形式來實現的，所以還能有效地測察被試者的文字與寫作能力。
與人有關的能力
在公文中會提到各種各樣的人物以及它們之間的關係，這些檔案也是來自不同的人，設計得很好公文筐測驗會把人物的特點勾勒得淋漓盡致。被試除了善於處理公文中的事情之外，還要對檔案有關的人非常敏感，而且很多情況下，事情處理得是否得當就取決於是否能夠正確理解人的意圖、願望、性格特點和人物之間的關係。因此，在公文筐測驗中也能很好的測量與人打交道的能力，儘管這種能力是透過書面的形式間接表現出來的。
由於公文筐內容的不盡相同，所以每次測驗的維度也是根據實際情況而定的。總的說來，公文筐測驗的評分維度主要有兩個方面：
一
是明確單個公文的考察要點
，針對每個要點的答題情況進行評分，公文一可能考察的是被試者對情況的分析判斷能力和決策能力，公文二可能考察的是協調能力，公文三可能考察的是授權意識，公文四可能考察的是商業敏感性等等；
二是從所有公文的總體進行分析，
看被試是否能夠充分認識到各個檔案之間的關聯，對所提供的背景資訊能否充分地利用，對各個人物在組織中的角色是否有較為準確的認識，是否可以透過對一些資料的分析得出相應的結論；看被試是否對時間有敏感性，能否較為迅速地發現被拖延的公文，在分清時間先後順序的同時是否能夠敏銳地發現時間衝突，並在此基礎上分清事情的輕重緩急合理安排自己的工作；看被試整體的文字表達能力如何，是否能夠用清晰、簡潔的語言來傳達資訊或分配任務，以及對處理公文的一些基本格式和規則的瞭解程度如何。當然，每一份公文並不一定指示考評一個要點或維度，也可以同時考察多個。
總的來說，公文筐測驗可以考察素質內容有：管理人員計劃、組織、預測、決策、溝通能力的個體水平和群體水平是企業管理團隊核心能力的標尺，對於企業可持續發展力的保持和提升具有重大意義。五大能力的考察是公文筐測驗關注的焦點。
3
公文筐測驗的特點
公文筐測驗兼備了
情境模擬技術
和
傳統紙筆測驗
的優點。
從信度上看
公文筐測驗把被試置於模擬的工作情景中去完成一項任務，與通常的紙筆測驗相比，顯得生動而不呆板，較能吸引被試的答題興趣。
公文筐測驗是一套公文的組合，可以同時從多個維度上評定一個人的管理能力，這些能力是知識、經驗和智力相互作用和整合的結果，具有
綜合性
。這些題目的設計也可以因不同的工作特徵和所有評價的能力的不同而不同，具有一定的
靈活性
。
和無領導小組討論等其他情境模擬測驗相比，公文筐提供給被試的背景資訊、測驗材料和要求的作業都以書面的形式來完成和實現，
比較簡便，對實施者和場地的要求最低
，既可以採取個別的方式進行施測，也可以採取團體的方式進行施測，只要評價者給於被試者相同的指導語就可以了。
公文筐測驗高度模擬和接近管理實戰，
非常有利於激發被測評者的積極性和創造性，對於在很短的時間內全面、準確掌握管理者的能力、潛能以及個性心理特徵的某些關鍵要素具有不可替代的重要作用，是不折不扣的“管理者實戰演習”。兩小時左右的公文筐測驗對被測評者自身綜合素質狀況、工和經驗積累、專業知識和相關知識的系統整合與嫻熟應用的考察效果為其他許多人事測驗所望塵莫及。
從效度上看
公文筐所採用的檔案都是取材於實際的管理活動，幾乎都類似於被試所擬任職位上日常需要處理的檔案，有時候直接選取真實檔案。同時，處理公文這樣一項管理活動也是任何一個管理者在日常生活中經常遇到的事情。這樣，被試者很熟悉公文筐測驗的目的所在，非常容易接受此種表面效度高的測評方式。
公文筐測驗中的成績與實際工作中的表現有很大的相關，
對被試未來工作績效有很好的預測能力，即該測驗具有良好的預測效度。因此，只要被試能夠妥善處理公文筐中的各類檔案，評價者就有理由認為被試者在一定程度上具備了勝任新職位所需要的素質。西方有研究者觀察了51人的工作實際績效後發現，工作績效與公文筐測驗之間的相關度高達0。42；還有人發現公文筐測驗的績效與日後三年內的晉升之間的相關度為0。32。
從用途上看
公文筐測驗除了能夠挑選出有潛力的管理人才，用做評價、選拔管理人員外，還可以用做培訓，訓練他們的管理與合作能力，使選拔過程成為培訓過程的開始，使參加測驗的被試提高其管理技巧、解決人際衝突的和組織內部各部門間的摩擦的技巧，以及為人力資源計劃和組織設計提供資訊。西方有研究表明，
公文筐測驗的結果與培訓成功間的相關達到0.18-0.36。
4
公文筐測驗的編制過程
試題編制是公文筐測驗過程中的核心環節，是直接影響測評效果的關鍵。
如果這個環節的工作做得不好，那麼測評實施與結果評定等環節也很難保證，公文筐測驗的有效性和可靠性就無從談起。所以，如何設計和編制公文筐測驗，這是學習和掌握公文筐測驗的關鍵。
掌握充分相關資訊的題目設計小組一般用兩至三個工作日即可完成一個重要管理職務的公文筐測驗題目設計。
第一步：確定測評要素
測評要素的確定要依據兩個方面來進行：
一是透過上面提及的工作分析或勝任力特徵分析來澄清擬任崗位的要求，通常需要分析崗位的職責與任職要求，這可以透過查閱有關職位說明進行，同時還要與任職者或者其上級領導進行深入細緻的訪談，以澄清擬任職位的關鍵任務指標和勝任力特徵。如果可以訪談的任職者數量比較多，還可以採用問卷的方式進行調研。
有效的工作分析是公文筐測驗的最核心的基礎工作，工作分析的關鍵內容開展得越規範、越全面、越深入、越細緻、公文筐測驗的題目設計就越容易，測評結果的信、效度也就越高。但僅有系統的工作分析還遠遠不夠，對行為特點、企業內外環境、企業文化和測評目標的分析也是測評題目設計時需要考慮的重要內容。
下列因素就是公文筐測驗題目設計的主要依據：
企業所在行業的特點；企業內部和外部環境狀況；企業同行文化和希望建立的新文化；測評的目標：招聘、選拔、評價和培訓需求確定等不同的測評目標對不同測評題目在整個測評中的權重有不同考慮；管理職務設定的目的和工作職責；管理職務的工和性質與工作方式；管理者工作活動的內容、各項工作活動佔全部工和活動時間的比例、各項工作活動的執行許可權和執行依據、工作活動結果的預期標準（每一管理者的工作活動都包括人際關係、資訊傳遞和決策制訂三大類活動）；管理者每一工作活動的主導業務流程；管理者的工作關係：管理者的直接上級和間接上級、直接下級和間接下級、管理者的同級、管理者的企業內部客戶和企業外部客戶。管理者可調遣或協調的工作資源：包括人力資源、物力資源、財力資源和資訊資源。
第二步：編制檔案
檔案的編制是公文筐測驗編制過程中的核心環節，要充分考慮公文筐測驗的特點進行取捨，如前所說，公文筐測驗方法不一定對所有的測評要素都適合，這就需要根據方法本身的特點進行選擇。透過這一步驟，可以確定公文筐測驗要測評什麼要素，哪些要素可以得到充分測評，各個要素應該佔多大的權重等。
編成的檔案應該具有三大特點：
典型性
，檔案內容涉及未來工作中最主要的活動，是對多種情況的歸納與概括；
主題突出
，單個檔案應該以描述一個主題為核心，儘量避免一個事件的多個方面都是重點；
難度要適中
，測驗的目的在於區分能力不同的被試，因此應該儘量避免測驗中的“天花板”、“地板”效應，使得大家的得分都很高或者都很低而不能區分，通常應該由易到難，形成梯度。
第三步：制定答案及評分標準
讓有經驗的諮詢顧問或者HR，對公文筐制定評分標準，比如計劃能力的評分（五分制）：
4~5分即優秀：能夠有條不紊地處理各種公文和資訊材料，並根據資訊的性質和輕重緩急對資訊進行準確地分類處理。在處理問題時，能及時提出切實可行的解決方案，主要表現在能系統地事先安排和分配工作，注意不同資訊之間的關係，有效地利用人、財、物和資訊資源。
3~4分即良好：分析和處理問題時能夠區分事件的輕重緩急，能夠看到不同資訊間的關係，但解決問題的辦法不是很有效，在資源的分配與呼叫方面也不盡合理。
2~3分即較差：處理各種公文和資訊材料時不分輕重緩急，沒有覺察到各種事件之間的內在聯絡。解決問題時沒有考慮到時間、成本和資源方面的種種限制，以致提出的問題解決辦法不可行。
5
公文筐測驗的實施步驟
公文筐測驗的實施步驟包括測評前的準備、開始階段、正式測評階段和評價階段，各個階段都有一些特定的要求，任何環節出了問題，其他環節都難以彌補。所以在實施時，必須嚴格按照要求對所有的被試進行測評，以保證測量的標準化和公平性。
第一步：測試前的準備
測評前的準備工作是公文筐測驗能否順利實施的關鍵。測評前的準備工作範圍很廣，包括指導語的設計、各種材料的準備、測試場地的安排等等。只有將這些工作做得周到細緻，才能確保實施質量。
首先，要有清楚、詳細的指導語。指導語要說明被試者在公文筐測驗中的任務與有關要求，文字應該通俗易懂，以保證每個被試都能夠準確無誤地理解測驗要求。
其次，準備好測驗材料。測驗材料包括兩類，即提供給被試的背景材料和待處理的各種測驗資料。背景材料一般包括被試的特定身份、工作職能和組織機構等具體的情景設計，背景材料的多少隨測驗材料而定，其核心目的是為被試處理公文筐測驗中的各種問題提供一個背景情況，以保證被試者有足夠的背景資訊可以參照。各種測驗資料包括信函、報告、備忘錄等。這些材料事先放在桌子上的公文袋裡。
再次，準備好答題紙。答題紙是專供被試者對材料寫處理意見或回答指定的問題，是被試唯一能夠書寫答案的地方，評分時只對答題紙上的內容進行評分。包含處理意見和處理理由。值得注意的是，檔案序號只是檔案的標識順序，通常由易到難，並不代表處理的順序，應該允許被試根據輕重緩急調整順序，只要給所有被試的檔案順序相同即可，以示公正。
最後要事先安排一個儘可能與真實情境相似的環境。公文筐測驗除了要求環境安靜、空氣新鮮、採光好等條件外，最好能夠使測試環境與真實情境相似，至少應該保證每個被試者有一張桌子和必要的辦公用具，由於要處理大量的公文，桌面要足夠大。被試者之間的距離也應該遠一些，以免相互干擾。為了保密和公平，最好所有的被試者在同一時間內完成公文筐測驗。
第二步：開始階段
在公文筐測驗正式實施前，主試要把測驗指導語從頭到尾念一遍，並對測驗要求做一簡要介紹，同時強調有關注意事項。當被試者對測驗指導語完全理解後，每位被試者才可以開始閱讀有關的背景材料，即被試的身份和一個假定的時間與情境，通常包括工作職能說明、組織機構表、工作描述和部分工作計劃等，閱讀時間的長短隨背景材料的多少而定，一般有十分鐘就足夠了。這裡的關鍵是讓被試儘快進入情境，明確自己的角色，以便正式開始作答測驗。被試者在這個階段有任何不清楚的問題可以向主考官提問。
第三步：正式測試階段
這一階段通常需要1-3個小時左右的時間，為了保證公平性，在正式測評前，被試不得翻看測驗材料。被試者對檔案的處理意見或者答案都要寫在答題紙上，除非評價中心測評的總體設計中另有設定，被試一般需要獨立工作，沒有機會與外界進行其他方式的交流。被試者在這個階段有任何問題，都不得向主考官進行提問。
第四步：評價階段
測試結束以後，主試要對被試的作答立即進行粗略地評價，只有這樣，當主試感到被試的回答模糊不清時，才可能對被試當面進行提問，在此並不獲取新的資訊。如果未能及時進行評價，那麼也應該在現場翻看一下，以決定是否要對被試進行必要的追問。主試一般在評價被試的實際回答時，不僅要看被試的檔案處理方式方法，還要結合被試者對每個檔案處理辦法背後的理由說明。有時候，儘管兩位被試的處理辦法相同，但不同的處理理由往往反映出其不同的能力水平。
-End-