一、系統登入與主介面
1、開啟庫存管理系統，首先看到的是登入介面，要求登入才可以進入系統管理。
系統內建了一個管理員賬號：admin，初始密碼：123。在登陸介面點選“修改密碼”可以改為您自己想用的密碼。
2、成功登入庫存管理系統，首先顯示操作主介面，這裡列出了所有的功能模組。
主介面“功能導航”區域共有15個按鈕，對應著不同的管理功能，點選按鈕就可以進入相應的功能介面進行操作。
二、貨物資訊與基礎資料
在開始做賬前，需要完善貨物資訊與基礎資料，在主介面點選“基礎資料”按鈕，進入資料填寫工作表，介面分為左右兩部分。
1、左面是貨物（商品）的列表，裡面已經輸入了一些示例貨物資訊
（1）編號：就是貨物編碼，就像人的身份證一樣，編號是貨物的唯一標識，每個貨物必須有一個編號並且不能重複。在制定編號時也可以根據企業的編碼規則制定，也可以像示例資料那樣直接使用順序編號。
（2）貨物名稱、規格型號、單位、貨物分類：請根據實際情況填寫。
（3）入庫參考價、出庫參考價：這裡是在出入庫時的預設單價，在做賬時表格會自動呼叫這裡的資料做為參考。單據裡可以修改為其它單價，每個貨物都可以有多個單價，並不是只能使用這裡的參考價。
（4）期初庫存：在開始做賬前，貨物的庫存數量，以後有出入庫記錄時，將在此數量基礎上進行加減，如果沒有期初庫存請填寫0或者空白。
（5）最低庫存、最高庫存：可以根據貨物的出入庫頻率與訂貨週期自行設定，以後庫存管理系統在貨物庫存資料太低或超高時給出庫存報警，如果不需要庫存報警功能可以填寫0或者空白。
2、右面是貨物出入庫登記時，需要呼叫的一些基礎資訊
主要包括：供貨單位（供應商）、領用單位、供貨人、領料人、經辦人、入庫類別、出庫類別。庫存管理系統裡已提供了一些示例的資料，可以根據自己的實際情況新增、刪除或修改。基礎資訊列表裡的資料，會在以後的出入庫操作中頻繁呼叫，以減少手工輸入的麻煩。
三、貨物（商品）出入庫登記
貨物入庫或者發出時，在主介面點選“入庫單”或者“出庫單”，開始登記出入庫記錄，以做為庫存彙總與查詢的基礎資訊，下面以入庫單為例：
1、基本資訊：供貨單位、出入類別、供貨人（領料人）、經辦人，都可以透過下載列表選擇，表格會自動呼叫系統設定/基礎資訊列表裡的資料。
憑證單號、日期，系統會自動生成，也可以手動修改。
2、貨物輸入：
（1）可以手工輸入編號，系統自動填寫這個編號的貨物名稱、規格型號、單位、單價、庫別等資訊，其中單價根據是入庫單還是出庫單自動判斷，並呼叫貨物列表裡的入庫價、出庫價，可以使用預設單價，也可以在此處修改為其它單價。
提示：出入庫單據的貨物列表，預設顯示10行，當輸入的貨物超過10行時，會自動增加貨物列表行數，最大支援100行。
（2）也可以雙擊單元格彈出貨物瀏覽視窗，系統列出所有的貨物資訊。
貨物瀏覽視窗中列表的各列寬度，根據“系統設定/貨物列表”各列寬度，自動調整。同時，還可以選擇是否連續輸入、是否彈出單價輸入視窗等。
4、儲存單據
輸入所有貨物、單價、數量、備註等資訊，點選單據右側的“儲存”按鈕，這一張入庫單（或者出庫單）的資訊就登記成功。
如果在輸入過程中，想放棄當前的單據，請點選單據右側的“新建”按鈕，清空當前單據裡的所有資訊，並且新建一張出入庫單據。
5、查詢、修改、刪除
出入庫單據儲存後，希望修改或者刪除那張單據的資訊，點選右側“查詢”按鈕，將會列出歷史單據，在列表裡雙擊單據所在行，就可以查詢出單據的資料。
如果想刪除整張單據，請點選單據右側的“刪除”按鈕；如果想修改部分資訊，在單據中進行修改，然後點選單據右側的“儲存”按鈕，此時會彈出單據覆蓋提示對話方塊，點選“是”將覆蓋以前的資料，也就是以修改後的資料替換以前的資料；
四、庫存瀏覽與庫存報警
在主介面點選“庫存彙總”按鈕，進入此功能模組的工作表，點選“重新整理庫存”顯示最新的貨物庫存資訊。
列表裡顯示所有貨物的當前庫存數量，同時會根據“最低庫存”與“最高庫存”顯示存量提示（庫存報警），庫存數量太低的貨物會用紅色顯示，庫存數量過高的貨物會用藍色顯示。
五、各類出入庫資料查詢方法
1、進出庫明細（出入庫記錄表）
在主介面點選“進出明細”打開出入庫資料庫，列出所有出入庫記錄明細（相當於進出記錄資料庫）。
進出明細是儲存出入庫記錄原始資料，如非特殊情況不要手工修改，請使用上面介紹過的單據查詢修改的方法。如果在這裡直接修改資料，因為進出明細資料量太多並且涉及各列關聯，很容易修改錯誤，要特別小心。
2、單品查詢
在主介面點選“單品查詢”，進入單個貨物的進出記錄查詢工作表（出入庫明細報表）。
輸入貨物編號、開始日期、結束日期，點選“查詢”按鈕，列表出指定貨物、指定日期的出入庫明細報表。
上面截圖顯示的是沒有輸入貨物編號，查詢指定日期段的所有貨物出入庫明細報表。
3、三欄臺賬
在主介面點選“三欄臺賬”，可以進入某款貨物的三欄明細臺賬查詢工作表。
可以指定開始日期、結束日期，如果不指定，則預設是查詢某款貨物的所有進出臺賬。輸入或者雙擊單號彈出貨物選擇視窗，指定查詢哪一款貨物三欄臺賬。其中的發出成本使用加權平均法進行核算
4、進出查詢
在主介面點選“進出查詢”，可以進行更加靈活、強大的高階查詢工作表。
在工作表的列頭，可以設定各種查詢條件：單據型別、出入型別、供領單位、供領人、日期、編號、經辦人等，點選“開始篩選”自動列出相應的出入庫記錄。
5、進銷報表
在主介面點選“日月報表”，進入貨物期間統計報表（進銷存報表）。
輸入需要查詢的起止時間，然後點選“統計”按鈕，就可以查詢所有貨物的進銷存報表，這裡會自動計算與彙總貨物的期初結存，本期收入、本期發出，期末結存等資訊，其中的發出成本使用移動加權平均法進行核算。
提示：終止日期如果小於當前日期時，期末結存顯示的並不是貨物的當前庫存數量，而顯示的是截止到指定日期的庫存數量。如果顯示希望顯示所有資訊，請把起始時間設為第一次記賬前的日期，並把終止時間設為大於當前日期。
6、進出統計
在主介面點選“進出統計”，可以統計彙總入庫資料、出庫資料。
統計彙總的條件項，可以指定時間、供領單位、貨物分類、出入類別等，自動彙總出入庫的數量、金額等。
7、單據查詢
在主介面點選“單據查詢”，可以查詢以前登記過的出入庫單據。
查詢出單據列表，操作提示列會用紅色顯示“雙擊開啟”文字，雙擊此列，可以自動查詢與開啟對應單據的祥細資訊。
六、系統設定與資料管理
1、系統設定
設定Excel出入庫管理表格的執行引數，可以根據自己的實際需求，進行獨立設定。
系統設定已經有預設引數，如果沒有特殊要求，可以直接使用預設設定項，不需要任何設定就可以正常執行。
2、賬號管理
系統可以新增多個賬號，每個賬號分別設定不同的操作許可權。
在許可權分配設定介面，紅色顯示的為重要許可權，對整個系統的執行會有直接影響，請慎重分配給指定使用者。
3、資料管理
對系統內的記錄、設定、資訊等進行管理，此項功能屬於重要操作，直接影響整個系統內的資料。
（1）資料備份：將系統內所有資料記錄：基礎資料、進出明細、使用者資訊、系統設定等，匯出到Excel檔案做為備份。
（2）資料還原：使用備份的資料，匯入到當前表格，並覆蓋系統內資料。還原前請做好備份，資料匯入後不可恢復。
（3）期末結轉：清理編號重複貨物，刪除所有進出資料，使用當前庫存轉為期初庫存，可防止資料過多的執行壓力。
（4）系統初始化：清空資料與記錄，回到沒有任何資料的初始狀態。初始化清空資料不可恢復，操作前請做好備份。
七、通用Excel庫存管理系統下載
透過上面的介紹，大家對這款Excel庫存管理系統已經有所瞭解，如果符合您的使用要求與做賬情況，請下載表格使用，這裡分別製作了同一個表格的兩種版本，在功能上完全一樣。
其中Excel2003格式的表格在2007或者以上版本中，都是可以使用的，這裡為了大家使用方便，所以專門製作了啟用宏的表格（。xlsm檔案），大家可以放心在各個版本的Excel中使用。如果您不確定自己電腦裡Excel的版本，請下載第一個表格（Excel2003格式）可以在所有版本中通用。
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1、適合Excel2003使用的通用Excel庫存管理系統（最後更新：2020年9月18日）
通用Excel庫存管理系統。xls 連結： https：//asouba。lanzoui。com/iuhPps9hmkb
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2、適合Excel2010、Excel2013、Excel2016、Excel2019使用的庫存管理系統（最後更新：2020年9月18日）
通用Excel庫存管理系統。xlsm 連結： https：//asouba。lanzoui。com/iuhPps9hmkb