本系列內容旨在介紹Excel2016以上版本的一個重點功能(Power Query),以達到零基礎入門的效果;要看往期內容的朋友,可以在文末點我頭像進行檢視。
在上一期的內容中,我們介紹了Power Query(簡稱PQ)中高效替代工作表函式Vlookup的功能——
合併查詢
,用過此功能的朋友都會覺得優雅難忘~
合併查詢功能,是指表和表之間橫向透過關聯欄位進行合併,而有些情況我們還需要
縱向合併
,以便實現相同資料結構的資料整合。例如:
縱向合併相同結構的資料
這種縱向合併,如果在傳統Excel工作表中,要麼透過SQL去合併,要麼用VBA去合併,要麼手工合併,甚至有人說用Python???。。。很多朋友肯定聽到就頭痛了!
不過確實當你這些待合併的
表格數量有很多
,甚至是
分佈於不同的工作簿
檔案中時,這時對於一個初級使用者來說,可以說遇到了一個
天大的難題
!
但是,當你使用Excel中的Power Query時,這個事情瞬間就變得很簡單了!
PQ中的追加查詢
合併本工作簿內的資料
當要合併的資料,都在本工作簿時,並且你想直接在本工作簿內呈現合併結果,那麼可以這樣來操作:
把需要合併的資料全部轉換成
表
,因為只有這樣,才能把資料載入到PQ中進行處理。
按Ctrl+T把普通單元格區域轉變成表
因為要同時匯入本工作簿中的多個表,所以當你匯入了一個之後,請先點選『關閉並上載至』『僅建立連線』,直到把所有的表都匯入到PQ中為止。
已把示例的3張表都載入到PQ了
接下來事情就簡單了,我們可以選中PQ中的『表1』這個查詢,然後執行點PQ中的『
追加查詢
』,然後就會彈出如下視窗:
把要合併的表新增到右側框內
也就是說,我們其實是把表2、表3
都追加到表1中
,按下確定後,合併結果馬上呈現:
追加查詢操作
就是那麼方便、直接!如果你是新一些的版本,可能還會有一個功能『將查詢追加為新查詢』,就可以把多個表合併在一起並且生成一個新的查詢。
新一些的版本才有的功能
合併資料夾中的資料
每天都有報表從公司匯出來,能不能把它們都扔進一個
資料夾
裡,然後
批次自動合併
?是不是想想都
興奮
?!
以前即使你透過其他方法來做,可能不方便持續地自動化實現,所以PQ這裡的優勢非常明顯,因為這可是
自動化報表環節中
很重要的一環!
廢話不多說,趕緊搞起來,首先應該在『資料』『獲取資料』『從資料夾』 去輸入或選擇你的
資料夾來源
。
『資料』『獲取資料』『從資料夾』
然後就會顯示一個導航器,列出了資料夾裡的所有檔案的相關資訊:
導航器
這時其實你只要點『
組合
』,然後選擇「
合併和載入
」,就會彈出一個視窗,讓你進一步去選擇要合併的內容。
選擇共同的表名稱,或工作表名稱
這裡要提醒一下,必須要確保所有待合併的工作簿檔案中,都有同一個工作表名稱,例如上圖中就是【Sheet1】,即你
要合併的資料
都存放在一個
Sheet1
的工作表中,只是它們在不同檔案而已!當然這個一般都能滿足,因為公司匯出的報表格式都是統一的,如果不滿足,那麼就需要你手工修改為同一工作表名稱!
當你點下確定後,所有檔案瞬間就合併完成了,並且幫你載入到當前工作簿中!
追加查詢後的結果
當然以後有機會,我們會來講講M code,這樣你就能處理各種複雜的合併問題:不同的資料來源,不同的檔案型別,不同的工作表名稱。。。好,別太興奮了,我們需要
循序漸進
地學習!最重要的,就是
先用起來
!
至此,關於PQ的【主頁】功能就介紹完畢了,後面會繼續為大家介紹其他的PQ功能,幫助大家提升工作效率!
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