數字時代，落地
全面預算管理
是企業數字化轉型、加強內控的關鍵部分。然而，在企業費用類支出管理當中，僅依靠將傳統報銷模式搬到線上顯然無法實現。
今天，數字化賦能趨勢下，企業發展速度是過去的
倍數
，各類費用支出所帶來的管理
複雜度更高
，一旦管理不善將產生巨大浪費、甚至對企業日常經營造成影響。這一問題是今天許多
高成長企業
都在面臨的難題。
針對這一管理難題，「
環球優學
」從企業支出
數字化預算管理
入手，結合全場景支出事前管控，有效解決企業支出管理分散化、不透明以及預算外支出超額管理等難題。
環球優學（北京）教育諮詢有限公司（簡稱：環球優學）成立於2013年，是我國智慧個性化教育領導品牌，也是全國首家擁有百萬題庫的教育單位。近10年發展，環球優學透過整合全國教育資源，開發從小一到高三12個年級的智慧學習系統，採用O2O教學模式，將9大學科、244種教材內容透過個性化教育內容幫中小學生提升成績。目前，環球優學在全國北京、天津、河北、山東、江蘇等各省市地區開設分校36家，服務中小學生近億人。
在分校機構遍及全國、師資資源數千人的經營情況下，環球優學每日因師資調配所產生的各種
用車
、日常
出差
的費用支出總量大；除此之外，還有各分校各類教學辦公物資的
採購支出
、日常為教師發放的
福利補貼支出、
對公付款
的支出等等。
在環球優學的總部，
僅發票、單據賬簿的儲存就整整佔據了一整間屋子
。
環球優學一直嚴格管控著企業的費用支出，在
各分校均設有財務人員
進行日常費用支出管理。各類支出由各分校財務稽核後，再將票據及支出詳情報給總部財務稽核、處理和統一儲存。
雖然傳統方式可以保障一定的嚴格管理，但整個支出管理
效率不足
、耗費大量財務人員精力，
管理不集中
、
資料不透明、
每月存在很多
預算外超支
。環球優學希望能夠實現總部財務對各分校費用
支出的統一管理
，希望透過線上化、數字化的預算管理方式解決內控難題，讓
預算可控
、
支出透明
，
管理效率更高
。
為此，2021年，「
環球優學
」牽手了「
分貝通
」，引入分貝通下一代企業支出管理平臺，打通釘釘OA系統和企業後端財務系統，構建了企業支出
預算管理系統
，實現企業全場景支出智慧化預算管理。
（1）在分貝通預算管理系統中，環球優學可根據自身預算需求
自定義預算週期
，
多維度拆解
各類支出、實現企業全面性預算管控。
（2）在預算系統內，環球優學可自己配置預算規則，臨近超額情況時，系統會發出
額度預警提醒
。還可實現事中預算管控，有效避免預算超支風險。
（3）各分校、專案預算總部可以
隨時檢視
。在系統內可進行事後預算查詢、調整、分析，幫助環球優學
合理分配企業資金
，最佳化企業管控發展。
除此之外，環球優學在以下
4個
支出場景中遇到的管理難題，均透過分貝通
全場景支出預算
、
事前管控
和
全流程費控
的模式，實現了全部支出總部集中化管理，全過程線上化全透明、預算可控票據合規。
1
難點一
：
全國各分校教師上課用車支出高頻，但各分校各自分管，費用支出經常超標。
分貝通
解決方案：
針對環球優學在教師用車中面臨的管理難題，分貝通提供了App用車服務、針對私車公用的情況還提供了
里程補貼
，教師可按照企業
預先設定
好的里程補貼規則
申領分貝券，待申請通過後員工可在APP中消費，分貝通統一向企業開票。全部里程資料透明，總部實時獲取，分貝通直接為企業按月開票入賬，
無需教師提供發票報銷
。
2
難點
二
：在數千人的教師資源情況下，企業各分校日常提供的教師福利、水果採買等零散支出
非常高頻
，全國一年支出約幾十萬。通常採用由教師墊資、企業報銷的方式，但採買往往需要
墊付快遞郵費
，特別在二三線城市，企業經常將快遞費也納入報銷，整個過程企業
管理複雜度高
、教師
體驗不佳
。
分貝通
解決方案：
基於以上情況，分貝通為環球優學提供了
備用金服務
，企業只需在分貝通App內給員工開通備用金的“虛擬卡”賬戶，各種小額零散支出，企業可在系統內
事前設定消費規則
，還提供智慧超支預警提醒服務。
教師只需在企業事前設定好的規則內申請一定金額的備用金，發放至教師的分貝通虛擬卡內，該卡可與教師的個人
微信
、
支付寶
繫結消費，任意購買，和個人消費體驗出差別。全部支出
線上化
、
透明化管理
，極大改善管理凌亂、複雜難題，提升教師福利支出體驗。
3
難點
三
：在對公付款過程中，各分校均按照傳統模式進行公對公支付，由於對公支付金額較大，各分校各種
對公賬戶紛多
，環球優學非常希望將對公付款也進行總部統一預算、統一管理。
分貝通解
決方案：
分貝通為環球優學提供了
對公付款服務
，透過分貝通
網銀付
能力，只需環球優學總部在分貝通合作銀行中的中信或眾邦銀行開設其中一個賬戶，依託分貝通快捷支付功能，將各分校需要對公支付的各類銀行賬戶與分貝通快捷支付繫結，透過快捷支付由總部開設銀行賬戶（中信或眾邦其中一個銀行賬戶）向各分部小區對公銀行賬戶進行逐一付款，將過去的多對多賬戶變成
一對多賬戶
管理，無需U盾。
基於分貝通快捷支付的一對多支付能力，大量節省財務人員找U盾、管理銀行賬戶的時間。特別是
智慧提醒
每個賬戶的
餘額
、
支付情況
等功能，無需財務人員逐一檢查，極大提高財務工作效率。而且員工可以隨時
線上付款審批
，同時進行
發票歸集
，實現三流合一（資訊流、發票流、資金流），程序企業支出閉環管理。
4
難點
四
：環球優學採用O2O模式，需要分校各自校區自行採購各類教學辦公物品，採購零散，供應商也各不相同，環球優學非常希望實現總部
集中採購
，統一預算，進行線上化、透明化管理。
分貝通解決方案
：
分貝通為環球優學提供線上
採購商城
服務，企業總部能可按照各分校採購需求，提供分貝通自營商城，（京東、蘇寧平臺），總部
統一集採
，包括辦公用品、市場禮品、節假日福利禮品等。
針對需求量小，質量要求嚴格的物品採購，分貝通還提供給了線下
定製化採購
服務，幫助環球優學尋源，進行定製化服務。全部採購支出按照預算執行，企業統一支付，分貝通統一結算，發票自動匯入財務系統，全流程線上化，數字化管理。
基於分貝通下一代企業支出管理平臺，環球優學現已實現了企業大部分
支出的數字化預算管理
，過去企業一年預算外費用支出接
近100萬
，在接入分貝通短短數月後，預算外費用支出極大降低，
節約佔比70%
。
環球優學表示，接下來企業將進行
全面預算數字化管理
，而分貝通的輕量級報銷模式，能夠幫助環球優學將全分的支出統一到分貝通系統實現企業全面支出
預算集中化統一管理
，這一步將有效幫助環球優學實現支出數字化閉環，完美助力企業財務數字化，實現財務轉型升級。